Mon nouvel employeur est étranger : Comment gérer les premiers jours ?
Accueillir un nouveau manager est toujours une étape importante dans une carrière. Mais lorsqu’il s’agit d’un directeur étranger, l’adaptation peut être encore plus délicate. Différences culturelles, nouvelles méthodes de travail, attentes spécifiques… Comment bien gérer cette transition et instaurer une relation de confiance dès les premiers jours ?
Anticipez son arrivée
Votre nouveau directeur va découvrir un environnement de travail différent et il ne connaît probablement pas encore les spécificités du marché et de la culture française. Il est donc essentiel de vous préparer en amont :
- Renseignez-vous discrètement sur son parcours : D’où vient-il ? A-t-il mis en place des procédures spécifiques dans ses précédentes fonctions ? Quel est son style de management ?
- Comprenez sa situation personnelle : Sa famille l’accompagne-t-elle en France ou doit-il voyager régulièrement pour la retrouver ? S’agit-il d’une promotion désirée ou subie ? Ces éléments peuvent influencer son état d’esprit et son approche du travail.
Positionnez-vous comme un repère fiable
Votre directeur va sans doute beaucoup s’appuyer sur vous, car vous connaissez parfaitement le réseau interne et externe de l’entreprise. Vous êtes un élément clé de son intégration. Cependant, il est important de trouver le bon équilibre :
- Soyez présente sans être envahissante : Ne vous précipitez pas pour lui donner chaque dossier avant qu’il ne vous le demande. Une assistance trop appuyée peut être perçue comme intrusive.
- Anticipez ses besoins : Assurez-vous que chaque matin, les documents ou dossiers essentiels soient prêts sur son bureau, sans qu’il ait à les réclamer.
- Facilitez son adaptation : Prévoyez des points réguliers pour lui expliquer les procédures en cours, les relations avec les clients et partenaires, ainsi que les habitudes internes de l’entreprise.
Clarifiez ses attentes dès le début
Votre nouveau manager a sans doute été briefé par son prédécesseur, mais il a aussi sa propre vision des choses. Dès votre premier entretien avec lui :
- Demandez-lui quelles sont ses priorités : Certains directeurs privilégient les aspects opérationnels, d’autres accordent plus d’importance à la stratégie.
- Identifiez ses préférences de communication : Préfère-t-il des mises à jour écrites ou des réunions régulières ? Aime-t-il travailler avec des rapports détaillés ou des synthèses courtes ?
- Expliquez-lui vos méthodes de travail : Montrez que vous êtes proactive et prête à ajuster votre fonctionnement si nécessaire.
Adaptez-vous à ses différences culturelles
Travailler avec un manager étranger implique de comprendre et d’intégrer des différences culturelles qui influencent son style de management, sa communication et ses attentes. Les pratiques professionnelles varient considérablement d’un pays à l’autre. Par exemple, un directeur danois pourrait être davantage axé sur la transparence et la collaboration, tandis qu’un manager américain privilégiera souvent des objectifs de performance très clairs et mesurables. Un dirigeant japonais, quant à lui, valorisera probablement le consensus avant toute prise de décision.
Comprendre ces différences vous aidera à éviter des malentendus et à vous positionner efficacement dans votre rôle d’assistante. Voici quelques aspects clés à observer et à adapter.
Observez son mode de fonctionnement
Chaque manager a un style de leadership qui reflète non seulement sa personnalité, mais aussi les habitudes de son pays d’origine. Pour mieux vous adapter :
- Est-il plutôt directif ou participatif ? Dans certaines cultures (comme en Allemagne ou aux États-Unis), les managers prennent souvent des décisions de manière claire et rapide, en donnant des directives précises. Dans d’autres contextes (comme en Scandinavie ou aux Pays-Bas), le management est plus participatif et favorise les discussions collectives.
- Accorde-t-il de l’importance aux échanges informels ? Dans certaines entreprises anglo-saxonnes, les discussions informelles autour d’un café ou en début de réunion sont une occasion d’échanger des idées de manière moins structurée. À l’inverse, dans certaines cultures asiatiques, le respect des hiérarchies et des procédures rend ces moments plus rares.
- Comment réagit-il aux imprévus ? Un manager français ou italien pourrait être plus flexible face aux changements de dernière minute, tandis qu’un dirigeant issu d’une culture plus planifiée, comme le Japon ou l’Allemagne, pourrait s’attendre à une organisation rigoureuse et anticipée.
Adoptez un ton adapté
Le ton et la manière de communiquer sont essentiels dans votre relation professionnelle avec votre nouveau manager. Certains préféreront une communication très formelle, tandis que d’autres adopteront une approche plus décontractée.
- Managers nordiques ou anglo-saxons : Ils apprécient souvent un ton direct et concis. Évitez les formules trop longues et allez droit au but. En revanche, ils valorisent aussi la collaboration et la proactivité.
- Managers asiatiques : La politesse et l’implicite jouent un rôle clé. Il est important de respecter les subtilités culturelles, comme éviter de contredire un supérieur en public ou de donner une opinion trop tranchée.
- Managers méditerranéens : En Espagne, en Italie ou en Amérique latine, la communication peut être plus expressive et engageante. Les échanges informels et les relations interpersonnelles sont souvent tout aussi importants que les résultats.
- Managers allemands ou suisses : Ils privilégient un ton formel et des discussions bien structurées. La rigueur et la précision des informations que vous fournissez seront particulièrement appréciées.
Adopter un ton adapté ne signifie pas changer complètement votre manière de travailler, mais plutôt ajuster votre communication pour qu’elle soit plus efficace et en phase avec les attentes de votre interlocuteur.
Respectez son rythme de prise de décision
Les processus décisionnels varient d’un pays à l’autre. Certains managers prendront des décisions de manière très rapide, tandis que d’autres suivront un processus plus long et réfléchi.
- Les managers américains ou anglo-saxons : Ils privilégient souvent des décisions rapides, basées sur des faits et des chiffres. Préparez des rapports concis et des arguments clairs.
- Les managers asiatiques : Ils accordent une grande importance à la concertation et au consensus avant de valider une décision. Soyez patiente et fournissez des informations détaillées pour faciliter ce processus.
- Les managers européens du Nord : Ils adoptent souvent une approche équilibrée, alliant analyse et rapidité. Ils apprécient les échanges d’idées et les discussions argumentées.
- Les managers français ou méditerranéens : Ils peuvent alterner entre des décisions rapides et des moments de réflexion plus longs selon le contexte. Ils valorisent la flexibilité et la capacité à réagir rapidement.
Pour éviter toute frustration, adaptez votre rythme à celui de votre manager. Si vous sentez qu’il prend son temps avant de trancher, fournissez-lui régulièrement des mises à jour pour qu’il avance sereinement dans sa prise de décision. À l’inverse, s’il préfère agir vite, soyez réactive et préparez vos dossiers avec anticipation.
En comprenant ces différences culturelles et en ajustant votre approche, vous créerez un environnement de travail harmonieux et productif. Votre adaptabilité sera une force précieuse pour bâtir une relation de confiance avec votre nouveau directeur.
Faites preuve de patience et de flexibilité
Il est normal qu’un nouveau dirigeant mette du temps à s’installer et à imposer son style. Pendant cette période :
- Restez à l’écoute : Soyez attentive aux ajustements qu’il souhaite apporter et adaptez-vous progressivement.
- Gardez une attitude positive : Les premiers mois peuvent être déstabilisants pour lui comme pour vous, mais une bonne communication facilitera son intégration.
- Maintenez une certaine autonomie : Avec le temps, il vous accordera davantage de confiance et vous laissera gérer vos missions avec plus de liberté.
N’oubliez pas que votre nouveau manager a sans doute été briefé par votre ancien directeur et qu’il a déjà une idée générale de vos habitudes de travail, de vos défauts et de vos qualités. Mais n’hésitez pas à lui demander, lors de votre premier entretien, ce qu’il attend de vous et quelles sont ses priorités.
Dans un premier temps, il voudra certainement être mis au courant de toutes les procédures en cours pour prendre contact avec la réalité de votre entreprise. Préparez, pour chaque mission qui vous est déléguée, un exposé court, clair et précis.
N’hésitez pas à le consulter si besoin est et informez-le régulièrement sur la progression de vos travaux. Lorsque vous vous serez adaptés l’un à l’autre, il prendra l’habitude de vous laisser travailler en toute autonomie, comme autrefois !